Politique de protection des renseignements personnels de l’ACTRM
Il est important que vous sachiez comment nous traitons les renseignements personnels. C’est pourquoi nous avons créé une politique de protection des renseignements personnels et un site Web correspondant pour expliquer l’utilisation des renseignements personnels communiqués par nos membres, par les candidats aux examens, par ceux qui suivent nos cours de perfectionnement professionnel et par toutes les autres personnes qui communiquent avec nous. Nous voulons nous assurer que vous comprenez les raisons pour lesquelles nous recueillons certains renseignements et nous voulons également être certains que vous consentez à ce que nous poursuivions la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels.
Renseignements personnels
L’expression « renseignements personnels » désigne la plupart des renseignements reliés à une personne en particulier. On peut citer à cet égard le nom, l’adresse du domicile, la date de naissance, etc. Les renseignements qui figurent sur les cartes d’affaires (titre, adresse d’affaires, téléphone d’affaires, etc.) ne sont pas généralement considérés comme des renseignements personnels. Cependant, étant donné que nos dossiers contiennent à la fois des coordonnées personnelles et professionnelles, nous les traitons comme des documents de renseignements personnels.
Renseignements personnels recueillis par l’ACTRM
Le type de renseignements personnels que nous vous demandons dépend de la catégorie de membres de l’ACTRM à laquelle vous appartenez ou du type de service que vous sollicitez (examen d’agrément, inscription à un cours, participation à un événement, etc.). Les renseignements que nous recueillons habituellement sont le nom, les coordonnées, le sexe, la (les) langue(s) parlée(s), la langue de communication préférée, la date de naissance ou de décès, les données sur la formation en TRM (établissement d’enseignement, discipline et date de l’obtention du diplôme), les données sur l’agrément en TRM, le statut de membre de l’ACTRM ou d’une association provinciale, le numéro d’adhésion à l’ACTRM, la correspondance de nos membres, les renseignements sur l’inscription aux cours, les données sur le paiement des cotisations ou sur l’assurance de responsabilité professionnelle et les données financières nécessaires à l’expédition de produits et de services commandés (dont le détail des cartes de crédit).
Avec votre consentement, les renseignements personnels sont obtenus directement auprès de vous, par courrier, sur les lieux d’examens, au téléphone, par courriel, en ligne ou par autre communication électronique.
L’utilisation de vos renseignements personnels par l’ACTRM
En général, les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous servent à vous fournir les services reliés à votre adhésion à l’ACTRM, à l’agrément et aux cours de perfectionnement professionnel. Nous nous en servons pour confirmer votre identité, pour communiquer avec vous, pour répondre à vos questions et à vos commentaires et pour vous envoyer des avis importants concernant la profession. Nous nous servons également des renseignements personnels pour protéger le public contre l’utilisation non autorisée des désignations d’agrément de l’ACTRM.
Si, à titre de membre ou d’étudiant, vous vous inscrivez à un examen d’agrément de l’ACTRM ou à un cours de perfectionnement professionnel, les renseignements personnels que vous nous communiquez servent à vous transmettre l’information appropriée (avis sur les cotisations, avis d’assemblées générales annuelles, information sur les événements et les services de l’ACTRM, publications de l’ACTRM et renseignements sur les examens), à traiter les éléments des différents programmes (demandes d’adhésion, candidatures aux examens d’agrément, inscriptions aux cours de perfectionnement professionnel ou à des événements) et pour traiter les transactions financières (dont les cotisations, les frais d’examens, les frais d’inscription aux cours, l’achat de produits et autres services).
Il peut arriver que nous utilisions les renseignements personnels pour appuyer nos analyses et nos recherches utiles à la profession. Tous les rapports sur les recherches qui reposent sur des renseignements personnels ne mènent aucunement à l’identification d’individus. De plus, vos renseignements personnels nous aident à gérer nos programmes d’éducation, d’adhésion et de relations publiques.
Il arrive aussi que nous menions des enquêtes. Si vous acceptez de participer à l’une de nos enquêtes, nous utilisons vos renseignements personnels pour mieux comprendre les enjeux actuels en radiation médicale, vos besoins et de quelle façon l’ACTRM peut mieux vous servir .
Partage des renseignements personnels
L’ACTRM partage certains des renseignements personnels avec votre association provinciale, ou d’autres associations provinciales, et avec les organismes de réglementation afin de vérifier et de garder à jour les dossiers nationaux et provinciaux des membres. L’information partagée porte sur les noms, les adresses, les numéros d’inscription à l’ACTRM, le détail des cotisations et les résultats des examens d’agrément. Les résultats des examens sont également communiqués aux responsables des programmes respectifs.
Il arrive à l’occasion que l’ACTRM permette à un tiers d’utiliser sa liste postale pour des motifs perçus comme avantageux à ses membres : recrutement de personnel, promotion d’activités éducatives, collectes de fonds pour la Fondation. Les listes affichent les noms des membres et les adresses postales ou électroniques seulement; nous exigeons que les organismes avec qui nous partageons les renseignements personnels à ces fins aient des politiques établies conformes à notre propre politique de protection des renseignements personnels ou qu’ils se conforment à la nôtre en ce qui a trait aux renseignements que nous partageons avec eux. Si vous ne voulez pas que votre nom soit communiqué, veuillez nous en faire part en vous adressant par courriel ou au 1 800 463-9729, poste 223.
Votre consentement
Si vous acceptez de fournir des renseignements personnels à l’ACTRM, nous supposons que vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur divulgation, conformément à la présente politique de protection des renseignements personnels ou au moment même de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation. Le consentement peut être exprimé ou implicite, selon les circonstances. S’il y a certains services auxquels vous ne souhaitez pas consentir, vous pouvez exercer l’option prévue à cet effet et vous désister.
Si nous prévoyons utiliser les renseignements personnels pour un motif non prévu à la politique de protection des renseignements personnels et d’une manière différente de celle indiquée au moment de la collecte, nous vous en aviserons.
Conservation des renseignements personnels
Nous gardons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire ou pertinent seulement et pour les motifs prévus ou tel que prescrit par la loi. Veuillez prendre note que certains renseignements personnels (nom, adresse, date de naissance, date d’agrément et discipline, renseignements sur l’éducation, numéro d’adhésion) sont gardés indéfiniment et en lieu sûr puisque l’ACTRM garde un dossier complet de ses membres (conformément à ses règlements).
Mesures de protection et de sécurité
Nous nous engageons à assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels entre nos mains. Les mesures de protection déployées sont appropriées à la nature délicate des renseignements et incluent notamment le mot de passe et l’accès réservé au personnel responsable de la prestation des services.
Certaines de nos mesures de protection peuvent vous causer occasionnellement de légers délais lorsque vous accédez à vos renseignements personnels. Nous espérons que vous comprendrez qu’il est important que nous respections certaines modalités de protection pour assurer la confidentialité des renseignements personnels.
Accès aux renseignements personnels et modifications
Vous pouvez accéder et mettre à jour vos renseignements personnels en accédant à la zone sécurisée du site Web de l’ACTRM et en allant dans la section « Mon profil » ou veuillez en faire la demande par écrit à notre bureau de la protection de la confidentialité par courriel ou par lettre au responsable de la protection de la confidentialité de l’ACTRM, 10e étage, 85, rue Albert, Ottawa (Ontario), K1P 6A4. Vous pouvez accéder à tous vos renseignements personnels, dans la mesure où ils ne s’accompagnent pas de renseignements personnels sur autrui et que cela ne nuise pas à une enquête juridique.
Modifications de la présente politique
Nous comptons apporter des changements à notre politique sur la protection des renseignements personnels au fur et à mesure des besoins. Veuillez consulter la politique de temps en temps pour prendre connaissance des modifications effectuées. Votre utilisation de nos services faisant suite à des modifications de notre politique exprime votre acceptation desdites modifications.
Commentaires, questions ou plaintes
Pour nous faire part de vos commentaires, de vos questions ou de plaintes sur notre politique de protection des renseignements personnels, sur la politique de confidentialité de notre site Web ou sur notre traitement de vos renseignements personnels, veuillez vous adresser au responsable de la confidentialité par courriel ou au 1 800 463-9729, poste 223. Soyez assuré que nous répondrons à vos préoccupations.
Pour de plus amples renseignements sur le droit à la confidentialité, nous vous invitons à communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée par le biais de son site Web à www.privcom.gc.ca ou par téléphone au 1 800 282-1376.